法律・規則で定めた事由により、職員の意に反して、降任・休職・免職の処分にすること。国家公務員法では、すべて職員の分限については公正でなければならないこと、職員は、「法律又は人事院規則に定める事由による場合でなければ、その意に反して、降任され、休職され、または免職されることはない」こととしたうえで、(1)勤務実績がよくない場合、(2)心身の故障のため、職務の遂行に支障があり、またはこれに堪えない場合、(3)その他その官職に必要な適格性を欠く場合、(4)官制もしくは定員の改廃または予算の減少により廃職または過員を生じた場合、のいずれかに該当する場合は、「人事院規則の定めるところにより、その意に反して、これを降任し、または免職することができる」としている。同様な規定は地方公務員法にもある。降任は現在の職より下位の職に任命する処分を、免職は職員の意に反してその職を失わせる処分（身分を失わせる効果は懲戒免職と同じ）を、休職は職を保有したまま職員を一定期間職務に従事させない処分をいう。(1)から(3)の事由により降任または免職する場合とは、その職員の容易に矯正できない素質・能力・性格などによって、その職務の円滑な遂行に支障があることをいう。 休職は、病気休暇とは異なり、本人の意思とは無関係に任命権者の判断によってなされる。実際に行われる分限処分は疾病による休職と免職がほとんど。2007年7月の改正国家公務員法では分限事由の一つである「勤務実績がよくない場合」を「人事評価または勤務の状況に照らして、勤務実績がよくない場合」に改めた。